Todo proyecto exitoso debe contar con un grupo de personas adecuado para su realización y éxito, cada uno aportando algo importante para alcanzar con las metas y objetivos del proyecto. Muchas veces se pasa por alto ciertas tareas o principios del manejo de equipos de trabajo lo que generalmente crea un ambiente de inestabilidad en el grupo, ya sea en la interrelación entre las personas, en la comunicación o en el rendimiento. Sin duda, esto no es algo que queramos para nuestros proyectos puesto que genera fragilidad en el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Lograr un equipo de alto rendimiento no es fácil. Implica gran responsabilidad del Project manager y mucha compromiso por parte de los demás miembros del equipo. Todo Project manager debe guiarse de ciertas reglas y recomendaciones para lograr un "gran" equipo. Estas reglas van desde impulsar un ambiente participativo, definir reglas claras hasta celebrar logros. Definiendo el plan del proyecto Es importante recordar que el Project manager no hace el plan del proyecto por el solo. La mayoría de proyectos requieren una diversidad de habilidades, experiencias y mucho expertise para poder crear lo que el cliente necesita. Esto significa que un grupo de personas será necesario, cada uno aportando algo único al proyecto, y cada uno dependiendo del otro para completar exitosamente su trabajo. A través de la interacción del grupo, se logra resolver problemas, encontrar mejores soluciones y conocimientos, sintetizar ideas e información para el proyecto. Por esto es importante que el Project manager involucre a todos los miembros del equipo en la creación del plan del proyecto. Así, se logrará un plan integral y de consenso. El compromiso con lo nuestro Cuando invertimos nuestro tiempo y energías en crear un proceso, este se vuelve nuestro. Tomamos pertenencia de el. Esto es algo básico en el comportamiento organizacional. "la gente apoya y cree en lo que crea". El concepto de pertenencia trae consigo el sentido de auto determinación. Esto es muy diferente a cuando uno solo ejecuta el proyecto. La auto-determinación es un factor extremadamente motivante; la delegación y simple ejecución de un proyecto no lo es. Cuando la gente de un equipo trabaja junta para crear un plan de proyecto, monitorearlo, ellos se comprometen y toman "pertenencia" del proyecto. Esto además da el sentido de que todos los miembros del equipo están "metidos" en el proyecto y que "caminan" juntos. Esto es fundamental para un verdadero equipo. Entendiendo el proyecto Entender quiere decir saber lo que se quiere que realices, y saber como eso encajará en el todo. Cuando los miembros del equipo entienden lo que hacen, y saben como esa parte funcionará en el proyecto global final y como afectará las otras partes, pues estos serán más efectivos como individuos y como equipo, brindando un ambiente de colaboración muy eficaz. Esto es una motivación grande para los miembros del equipo, que de esta manera se compromete, no solo mentalmente sino que también con el corazón. Por otro lado, si el individuo solo entiende su parte asignada del proyecto, pues hará lo que es mejor para él y no necesariamente para el equipo. Esto genera problemas entre los integrantes, se entra en discordia y en retrasos y malos entendidos. Cuando todos entienden el proyecto como un todo, los malos entendidos se minimizan. Ese entendimiento se puede lograr haciendo participar a los integrantes en el proceso de administración del proyecto. A esto se le llama Team Participation. Muchas veces se excluye el Team Participation, se dice que por falta de tiempo, los miembros no tienen tiempo de participar, etc.; pero finalmente trae consigo demoras y retrasos posteriores y mas costosas, ya que se darán en la fase de ejecución del proyecto. El Project manager debe construir el plan de proyecto conjuntamente con el equipo, para lograr un verdadero compromiso. Esto es mucho mejor que delegar a los miembros del equipo las tareas de un proyecto definido solamente por el manager. Recuerde que varios cerebros piensan mejor que uno solo. Si usted es Project manager no se sienta mal de no entender al detalle todo el proyecto. Algunos proyectos son demasiados complejos para que una sola persona los entienda, hasta en el más mínimo detalle. Para eso usted tiene al equipo del proyecto que le ayudará a dar forma al proyecto, entenderlo y sacarlo adelante, pero recuerde que esto sólo es posible con el Team Participation Las herramientas necesarias Use herramientas basadas en equipo para planear, monitorear, generar ideas, tomar decisiones y resolver conflictos y lograr un consenso rápidamente Las herramientas basadas en equipo permiten a todo el equipo del proyecto participar en el proceso, ya sea para planear, tomar decisiones, generar ideas o resolver conflictos. Nos brinda una manera estructurada para todos los miembros de contribuir en la toma de decisiones y lograr consenso. Lograr consenso no significa que todos estarán de acuerdo con la decisión; significa que todos los integrantes pueden "vivir" con la decisión tomada. Esto se puede lograr preguntando a cada uno si acepta la decisión tomada, si no es así, se debe preguntar que es necesario para que sea una decisión aceptable. Habrá casos en los que no se podrá lograr el consenso, en estos casos, el Project manager podrá tomarse la prerrogativa de tomarla, pero se debe usar esta atribución sólo en caso que sea necesario. Busque siempre primero lograr el consenso. Las herramientas basadas en equipo se dan mediante un conjunto de ayudas visuales, auditivas y kinéticas. Estas son por ejemplo: diagramas, diapositivas, exposiciones, presentaciones, etc. Reconocer el esfuerzo y los logros Cuando la gente se siente valorada, ellos hacen un mejor trabajo. Cuando el equipo es valorado, este se optimiza. Aprenda a valorar a los miembros del equipo, reconózcales el esfuerzo realizado y los logros obtenidos. Aunque usted no lo crea, esto es un elemento muy alentador. Hay ciertos estándares sobre la manera de valorar a los individuos y equipos: Reconozca los logros Agradezca a la gente por el trabajo realizado Celebre los éxitos Respete las opiniones de todos Sea honesto Cuando se requiera felicitar o reconocer el esfuerzo de un miembro de equipo en especial, a veces es preferible hacerlo en privado. Esto para evitar generar celos entre los miembros del equipo. Liderazgo y aliento Los equipos que reciben constante aliento son más efectivos. Este aliento se basa en otorgar cierta responsabilidad a cada miembro del equipo y brindarle a cada uno todos los recursos necesarios para que cada uno de ellos complete el trabajo. Esto ayudara a una comunicación mas clara con los miembros del equipo, cada uno de los cuales deberán responder por sus tareas asignadas y deberán reportarlas para hacer el seguimiento del avance. Formación del equipo Los principios anteriores le ayudarán a crear equipos más efectivos. Pero los equipos no se forman ni emergen solos. Los equipos evolucionan por fases. A continuación hablaré sobre las fases por las que atraviesa un equipo. Forming Esta fase ocurre cuando el equipo se reúne por primera vez. En esta fase todos son amables y básicamente se encuentra respuesta a las preguntas siguientes: Porque estamos aquí Cual es mi rol Quienes son los demás miembros del equipo Quien es el Project manager Esta fase culmina cuando los conflictos comienzan a surgir Storming Esta fase se inicia cuando la gente ya esta al tanto del proyecto y de lo que se necesita hacer. Habrá desacuerdos respecto a lo que se necesita hacer. Escucha las siguientes frases: "no puedo", "eso no es imposible" para saber que se encuentra en esta fase Esta fase es importante para crear un ambiente de entendimiento, alineamiento y compromiso. Las personas en esta fase dan sus puntos de vista y percepciones de cómo debe ser hecho el proyecto y se moldea una percepción grupal Esta fase suele ir de la mano con la fase de planeamiento. Es saludable tener conflictos en el proyecto, siempre que se resuelvan y se llegue a un acuerdo. Esto será mucho más fácil si se usan las herramientas basadas en equipos. Estas, ayudan a resolver conflictos rápidamente y ganar consenso. Norming Esta fase emerge terminando el planeamiento y cuando empieza la fase de ejecución del proyecto. Se da cuando los conflictos terminaron, todos los miembros del equipo saben lo que deben hacer y están de acuerdo en los objetivos y responsabilidades de cada uno. Se deben dar reuniones permanentes para monitorear el avance del proyecto y resolver problemas que pudieran surgir. Performing En esta fase el equipo se vuelve un equipo verdadero, trabajando como una unidad, ayudándose mutuamente. Todos los miembros del equipo se comprometen con el proyecto y hacen los ajustes necesarios para poder tener los entregables a tiempo, administran los cambios, es decir, se auto supervisan. El Project manager solo interviene para casos muy puntuales, ya que el quipo camina y avanza solo. Sin embargo, se debe virilizar que esta dinámica se mantenga. La mayoría de equipos nunca llegan a esta fase, es mas algunos no logran pasar la fase de Storming. Mourning Si su equipo es exitoso, se enfrentará a un reto al final del camino: el desbande del equipo. A las personas no les gusta dejar un equipo de alto rendimiento y exitoso, porque se sienten a gusto, bien consigo mismo y con los logros del proyecto. Sin embargo, por definición, todo proyecto es temporal, y al final todo el equipo experimentará esta fase del "mourning". En esta fase, es importante la celebración. Ciertamente siempre se debe celebrar de alguna manera cada logro pequeño en el desarrollo del proyecto, pero en esta fase se trata de una celebración final por todos los logros obtenidos en el proyecto, y decir adiós a los compañeros y amigos. Esta es una buena ocasión para realizar una reunión formal con todos los integrantes y dar el cierre del proyecto. Conclusiones: De todo esto, podemos concluir que un proyecto exitoso en gran medida depende de cada uno de los integrantes, del nivel de compromiso que estos tengan con el proyecto y de un Project manager que aliente un ambiente de participación, liderazgo y motivación continua. Referencias: Project Management - Paula K Martin Comenta éste artículo en el foro de informatizate.     Otros Artículos del Autor: Fecha Publicación: Más allá de la metodologías de desarrollo Octubre 13 del 2004 Quiero Certificarme, ¿Que Hago? Setiembre 7 del 2004 Dime como Programas y te diré Quien Eres Agosto 2 del 2004