Introducción Imagine que la gerencia de su empresa, después de un arduo, largo y agotador ciclo de venta, gana la oportunidad de ofrecer una solución tecnológica de negocios a través de la implementación de un sistema, y le dan la responsabilidad a usted de gerenciar el proyecto de implementación, las preguntas que deben estar en su mente en ese momento son: ¿por donde empiezo? ¿Qué necesito? ¿Cómo aseguro el éxito del proyecto? ¿Cuál son exactamente mis responsabilidades y participación en este proyecto?. En el presente artículo daremos un vistazo general a las actividades que un buen gerente de proyectos deberá ejecutar, así como también identificar y describir las mismas. Enfocándonos en el título del presente artículo, dividimos la pregunta en dos partes y pensamos en primer lugar: ¿Qué significa administrar?, es vital que, si usted tiene el rol de Gerente de Proyectos, sepa que su trabajo será "administrar" y sus funciones que deberá llevar a cabo están basadas en las funciones, principios y actividades de la administración. Es por eso que administrar un proyecto es como administrar su propia empresa, a una menor escala por supuesto. Y en segundo lugar usted se debe cuestionar acerca de: ¿Cómo administrar proyectos de ingeniería de software?, si bien es cierto sus actividades están basadas en las actividades de un administrador, es necesario enfocar esas actividades y funciones administrativas a la administración de proyectos de Ingeniería de software, teniendo en cuenta la naturaleza de la ingeniería de software, usted tendrá que ajustarse a las tareas, riesgos, y en general implicancias de un proyecto de ingeniería de software, de manera que su perfil deberá estar complementado con un adecuado y respetable conocimiento de ingeniería de software, sería incoherente pedirle a un ingeniero civil que administre proyectos de ingeniería de software, y lo contrario también lo sería. Así que si usted ya es un ingeniero de software, el siguiente paso es ser un administrador o gerente de proyectos de ingeniería de software. Actividades de la administración Partamos de la siguiente definición de administración de un proyecto: "La administración de un proyecto, se define como un sistema de procedimientos, prácticas, tecnologías y conocimientos del tema que permiten la planificación, organización, designación de personal, dirección y control necesarios, para poder manejar con éxito un proyecto de ingeniería de software" 1 Por tanto Tahyer, es concreto en afirmar que el "concepto de la universalidad de la administración nos permite usar las funciones de administración y actividades básicas de las principales corrientes de administración, como las funciones y actividades de alto nivel de la administración de proyectos de ingeniería de software". En consecuencia, es necesario conocer cuales son las actividades y funciones de la administración: Figura 1: Modelo de funciones de gerencia 1 ACTIVIDAD DEFINICIÓN Planificación Pre-determinar un curso de acción para lograr los objetivos de la organización Organización Arreglar y relacionar el trabajo para lograr los objetivos y para delegar responsabilidad y autoridad para lograr esos objetivos Dotación de personal Seleccionar y capacitar al personal para los puestos en la organización Dirección Crear una atmósfera que ayudará y motivará a la gente para lograr los resultados finales deseados Control Medir y corregir el rendimiento de las actividades que se dirigen hacia los objetivos, de acuerdo a lo planificado Tabla 1: Principales funciones de la administración 1 Funciones de gerencia Actividades fundamentales de la gerencia Planificación Determinar los objetivos o metas Desarrollar estrategias Determinar cursos de acción Tomar decisiones Establecer procedimientos y reglas Desarrollar programas Predecir situaciones futuras Preparar presupuestos Documentar los planes del proyecto Organización Identificar y agrupar las tareas requeridas Seleccionar y establecer las estructuras organizativas Definir responsabilidades y autoridad Documentar estructuras organizativas Dotación de personal Identificar y agrupar las tareas requeridas Seleccionar y establecer las estructuras organizativas Definir responsabilidades y autoridad Documentar estructuras organizativas Dotación de personal Llenar los puestos de la organización Asimilar personal asignado recientemente Educar o entrenar al personal Hacer previsiones para el desarrollo general Compensar Finalizar las asignaciones Documentar las decisiones referentes a la asignación de personal Dirección Proporcionar liderazgo Supervisar al personal Delegar autoridad Motivar al personal Coordinar actividades Facilitar las comunicaciones Resolver conflictos Manejar los cambios Documentar las decisiones de dirección Control Desarrollar estándares de rendimiento Establecer sistemas de monitoreo e informes Medir los resultados Iniciar acciones correctivas Premios y disciplina Documentar métodos de control Tabla 2: Principales actividades de gerencia 1 Por tanto un gerente de proyectos, planifica, dirige, dota de personal, y controla un proyecto de ingeniería de software. Actividades de la administración de proyectos de ingeniería de software Ahora nos enfocaremos a la segunda pregunta que nos hicimos: ¿Cómo administrar proyectos de ingeniería de software? Planificación Imagine por un momento que usted es director técnico de un equipo de fútbol, y tiene un juego muy importante dentro de un par de semanas, ¿usted elaboraría su estrategia de juego y táctica antes o durante el juego? de esta respuesta dependerá el éxito o fracaso del encuentro. De manera análoga, si usted es Gerente de un Proyecto es vital que elabore un plan de proyecto. En este plan, usted definirá, de acuerdo a las necesidades de su cliente, los objetivos y metas del proyecto, factores críticos de éxito, estimará los tiempos de cada actividad y tarea del proyecto, analizará los riesgos del proyecto, elaborará el presupuesto del proyecto. Este plan es la base que le permitirá después, hacer una evaluación post-proyecto y determinar si el proyecto fue exitoso o no. En esta parte debe plantearse por ejemplo, cuales serán los entregables del proyecto, entregará documentación, subsistemas, etc. Además así como un director técnico, plantea una estrategia de juego para el encuentro, de manera análoga deberá elegir que metodología de desarrollo utilizará, ¿el ciclo de vida tradicional? ¿el modelo en espiral? ¿RUP? ¿Programación eXtrema?, etc, cual de todas las metodologías de desarrollo de software o de ingeniería de software existentes o que combinación de ellas, es la mas adecuada para lograr el éxito del proyecto. Es por eso mi estimado lector, que usted deberá de tener un sólido conocimiento de ingeniería de software como lo había mencionado antes, no solo basta ser un buen administrador, también debe conocer bien el terreno de acción. Organización Un proyecto así como una empresa, tiene una estructura organizacional, esta estructura tenderá a ser compleja cuando el proyecto tenga más entes involucrados y el proyecto en sí sea más complejo. Esto se cumple cuando usted tiene que organizar un proyecto en donde no solo intervienen el proveedor y el cliente, sino, por ejemplo, otros proveedores de su cliente o proveedores del proveedor por ejemplo. Es necesario determinar las responsabilidades para las actividades y tareas, línea de mando de cada ente. Esta actividad consiste en organizar actividades y tareas, agruparlas, definir roles y relaciones de autoridad en el proyecto, es decir diseñar una estructura organizativa del proyecto. Esta estructura organizativa, solo tendrá validez durante la existencia del proyecto, una vez culminado este, esta organización desaparecerá. Por ejemplo, usted puede ser analista de sistemas para su empresa, pero en la organización del proyecto, usted puede tener el rol de jefe del equipo de desarrollo, es por eso que el proyecto tiene una organización propia, donde intervienen gerentes de proyectos, ingenieros de software, analistas funcionales, arquitectos de software, desarrolladores, especialistas en redes y comunicaciones, soporte técnico, etc. Dotación de personal Una vez que el proyecto fue aprobado y deberá ser ejecutado, usted tiene que solicitar y/o asignar al personal adecuado para el proyecto, así como es necesario para un director técnico de un equipo de fútbol, tener una táctica para asegurar el triunfo de su equipo, es necesario también formar el mejor equipo. Esto es parte de la estrategia y de las decisiones que usted deberá tomar antes de iniciar el proyecto. Usted tiene que tener claro, de acuerdo a la organización del proyecto diseñada, que especialistas necesita, con que conocimientos, años de experiencia, perfil profesional. En esta actividad usted deberá seleccionar, evaluar y asignar al personal idóneo para el proyecto. Y no solo deberá basarse en la parte profesional del personal, sino también deberá tomar en cuenta las fortalezas y debilidades personales de cada recurso, pues la parte personal es muy importante, es una variable a tomar en cuenta, es por eso que la productividad y el nivel de compromiso del proyecto varía de un individuo a otro. Dirección Aquí llegamos a un punto crítico, usted tiene que tener claro que el título de Gerente de proyecto, es un título comercial y organizativo que le da su empresa, pero usted en realidad debe ser un líder para el personal involucrado en el proyecto. Un líder que dirija al personal por el camino del éxito del proyecto, un líder que trasmita al personal involucrado en el proyecto, el porque ellos deben poner el mejor empeño y dedicación en el proyecto. Usted como líder conoce cual es el camino, es decir los objetivos y metas del proyecto, lo que el cliente quiere del proyecto, eso tiene que hacer que sean los objetivos y metas del personal. Recuerde algo muy importante, "cuando un proyecto es exitoso el mérito es del equipo del proyecto, y cuando el proyecto fracasa, la responsabilidad es del Gerente del Proyecto". Así que usted debe proporcionar liderazgo, esto implica motivar al personal, guiar al personal, supervisar el rendimiento del personal y delegar responsabilidades cuando sea necesario. Control Esta actividad se lleva a cabo durante la ejecución del proyecto y marca un punto de quiebre, entre lo planificado y lo real, solo en un mundo ideal se dan las cosas exactamente como usted las planificó, es por eso que un gerente de proyecto debe medir el progreso del proyecto, esto implica conocer si las tareas del proyecto se estan cumpliendo en las fechas programadas, si el presupuesto que planificó esta dentro de lo esperado, si los riesgos y en general situaciones futuras que usted planificó podrían impactar en el proyecto se están dando o no. La única manera de controlar es a través de la medición. ¿Cómo usted controla que un determinado recurso este invirtiendo el tiempo planificado en una determinada tarea? La respuesta es a través de un sistema de medición, por ejemplo puede hacer que el personal durante el curso del proyecto registre las horas invertidas en cada tarea, de manera que usted pueda identificar retrasos e implemente estrategias y/o mecanismos de acción para retomar el deathline del proyecto. Es mucho mas importante, medir el avance real del proyecto, esto no se mide en base a el dinero que a la fecha se ha invertido en el proyecto, o a las horas que ya han sido consumidas por los recursos, sino a través de entregables e hitos claros que marquen la finalización de cada actividad del proyecto y finalmente el conjunto de la éxitosa finalización de estas actividades lleven a la exitosa finalización del proyecto. En esta parte de vital importancia el feedback del proyecto hacia su gerencia y su cliente, es decir, elaborar informes de avance, gráficos y todos los medios que permitan comunicar del estado del proyecto tanto a su cliente como a su gerencia, y esto debe hacerse periódicamente, incluso deben hacerse reuniones de revisión del estado del proyecto. Así mismo, para un adecuado control, usted debe implementar mecanismos y/o sistemas de monitoreo efectivos que le permitan recopilar la información del estado del proyecto y poder plasmarlo finalmente en un informe de avance del proyecto. Con respecto al esfuerzo que un Gerente de Proyectos deberá desplegar a lo largo de un proyecto, podemos decir, que el esfuerzo desarrollado por un gerente de proyectos, es fuerte al comienzo, baja a la mitad del proyecto y vuelve a ser pesado hacia el final. 2 Conclusiones La administración de proyectos de ingeniería de software esta basada en los principios y funciones básicas de la administración clásica. Las funciones y actividades de la administración clásica se aterrizan en actividades y tareas específicas para la administración de proyectos de ingeniería de software. Además de ser un administrador, un gerente de proyectos también debe tener un sólido conocimiento de ingeniería de software. Gerenciar un proyecto es una actividad compleja que requiere de metodologías, técnicas y estrategias que aseguren su éxito. Referencias Richard H. Thayer. Journal of Sistemas Managment, pp 15-53 William M. Miller. Fundamentos de Administración de Proyecto. Journal of Sistemas Managment, pp 178-185. Roger S. Presuman. Ingeniería de Software. Un enfoque práctico. 4ta edición John J. Rakos. Software Project Managment for Small to Médium sized Projects.     Otros Artículos del Autor: Fecha Publicación: Autorización de una compra virtual Abril 12 del 2004 3-D Secure: Protocolo de autenticación de pagos por internet 11 de Octubre del 2003